Stiamo esaminando le conseguenze o le cause?
Nell’analisi della commessa meccanica esistono controlli ormai codificati: ritardi, sforamenti dal budget, ecc. La domanda da porsi, tuttavia, è se stiamo esaminando le conseguenze o le cause. Il problema non è se questi dati servano, ma se siano sufficienti. Avere scoperto che siamo in ritardo, ed essere riusciti a recuperare, non ci dice perché questo è accaduto e quindi non ci garantisce che, alla prossima commessa meccanica, non ci ritroviamo di nuovo nella stessa situazione.
Fissiamo quindi cinque punti da analizzare, nei quali risiedono le cause principali dei problemi delle commesse meccaniche. In quest’analisi non si tratta di rilevare dati o impostare algoritmi. Si tratta invece di ragionare, approfondire e capire. Attenzione perché la cosa è tutt’altro che semplice. Gestire dati può essere un problema tecnico, anche rilevante. Ma mettere delle persone intorno a un tavolo a ragionare è un aspetto culturale. Il rischio è che prevalga la logica degli slogan reiterati lanciati dall’una o dall’altra parte. E così ognuno, senza affrontare il problema, opera con l’unico scopo di difendersi.
Vediamo quindi questi cinque punti di analisi.
Primo punto: cosa succede quando si prende una commessa meccanica?
Nella fase commerciale della commessa meccanica si definiscono le componenti del progetto che si andrà ad affrontare. Ma questo progetto non lo realizzeranno i commerciali che contrattano, bensì i produttivi. E mentre i produttivi potranno vedere tutti i problemi, perché comunque dovranno risolverli, i commerciali può darsi che non li vedano perché non hanno le competenze, il cliente non li manifesta o non sono proprio conoscibili. Tuttavia, certe concessioni al cliente potranno rendere la battaglia persa in partenza. Inutile poi prendersela con il project manager se i risultati non sono stati raggiunti. Ma è vera questa interpretazione, oppure è vero il suo contrario, cioè che i problemi erano gestibili, ed è stato proprio il comparto produttivo a fallire? Queste sono le cose da capire e queste sono le cause che poi originano conseguenze.
Secondo punto: cosa succede quando si finisce una commessa meccanica?
Alla conclusione della commessa meccanica il pensiero prevalente è in genere rivolto alle prossime sfide, tralasciando tutto quello che si è imparato o sbagliato. Quello che abbiamo imparato non sono solo nuove pratiche, fornitori non idonei, nuove competenze. Ci sono anche le cose che abbiamo fatto e che potremo riutilizzare nei progetti successivi. Le competenze e le informazioni acquisite dovranno essere condivise e fatte girare, mentre ciò che potremo riutilizzare deve essere archiviato, in modo da poter essere richiamato in futuro. Anche in questo caso il rischio è culturale: accade talvolta che il tutto si risolva nel riempire burocraticamente moduli, nell’affermare luoghi comuni sulla collaborazione o la qualità, restringendo tutto a puro formalismo. Altra cosa è analizzare, discutere e migliorare affrontando problemi, talvolta anche spiacevoli.
Terzo punto: funziona la comunicazione nel processo della commessa meccanica?
La commessa meccanica è un processo che si compone di varie fasi: la definizione commerciale, la pianificazione, l’esecuzione e la chiusura. Ma il problema di tutti questi passaggi è che sono in genere gestiti da soggetti differenti. Anche se il project manager dovrebbe avere visione e competenza su tutto il percorso, egli deve confrontarsi con soggetti diversi che, a loro volta, si devono parlare. Molto importante è anche la comunicazione tra differenti team. Comunicazione in successione, quando un project manager deve recuperare informazioni da precedenti commesse meccaniche, oppure in parallelo, quando due project manager devono confrontarsi sulle priorità da assegnare alle rispettive commesse. Oppure se un commerciale ha bisogno di un apporto tecnico, quale canale trova tra i colleghi? Tutti questi percorsi sono il lubrificante negli ingranaggi delle commesse meccaniche. Comprendere se funzionano significa comprendere se gli ingranaggi girano in modo corretto.
Quarto punto: come funziona la gestione straordinaria della commessa meccanica?
Il processo del progetto meccanico è qualcosa di fluido: si fanno piani, poi si modificano in base agli accadimenti e alle variazioni. Ma se sappiamo che nella commessa meccanica tutto si muove, non dobbiamo cessare di farci la domanda sul perché queste cose si muovano. Pensiamo a una commessa meccanica con molti eventi straordinari, la cui conclusione è stata comunque di successo. Si tratta di un evento fortunoso di un project manager incapace di prevedere gli accadimenti e perennemente in affanno, oppure di un project manager che ha gestito efficacemente situazioni che a lui non erano imputabili?
Quinto punto: cosa è successo nell’ambiente intorno alla commessa meccanica?
Il nostro report ci dice se l’obiettivo è stato raggiunto, ma non come e soprattutto cosa è successo intorno al progetto meccanico. Per esempio, non ci dice se abbiamo centrato l’obiettivo di tempo solamente perché abbiamo rifiutato una modifica al cliente: lui l’ha chiesta all’ultimo e contrattualmente non eravamo tenuti a farla, ma il cliente adesso è scontento e le future trattative sono a rischio. Oppure abbiamo centrato l’obiettivo di tempo perché il nostro project manager ha occupato la capacità produttiva riservata a un’altra commessa meccanica che poi è arrivata in ritardo. Queste cose sul report non si leggono, ma, a lungo termine, si leggeranno sui bilanci dell’azienda.
