Analizzare un report finale di commessa meccanica
Quando la commessa meccanica è finita e si analizza il report finale, le decisioni da prendere sono relative ai progetti futuri. Infatti, le risposte da ottenere non riguardano tanto come è andata la commessa meccanica appena conclusa, perché ormai, bene o male, è finita. La domanda è cosa possiamo capire dal suo andamento che ci serva per il futuro.
Lo scopo è che le prossime commesse meccaniche raggiungano contemporaneamente i tre obiettivi: fare quello che è stato promesso al cliente, entro la data fissata e rispettando il budget di costo. Questa domanda origina quindi le cinque seguenti.
La prima risposta: come e quando abbiamo guadagnato
La prima risposta è economica. Dobbiamo capire se abbiamo guadagnato e in quale momento della commessa meccanica. Il conto economico di commessa meccanica fornisce il dato sulla redditività. Ciò che è più impegnativo è capire la differenza tra quanto previsto in sede di preventivo e quanto effettivamente realizzato. Questa differenza non deve solo essere quantificata, ma anche ubicata, per capire in quale voce del budget è nata e perché.
Altra risposta importantissima è capire se realmente la previsione che si era fatta relativamente al progetto era corretta. Quindi, la risposta economica ci deve dire se abbiamo guadagnato, se dovevamo guadagnare più o meno e perché, e se lo abbiamo fatto per effetto di varianti o per la commessa meccanica originaria. Questo ci dirà molte cose per il futuro, sull’affidabilità dei preventivi, sull’importanza delle varianti e sulle performance del project manager.
La seconda risposta: quale è stato l’andamento temporale
Alla fine della commessa meccanica, l’avanzamento non interessa, poiché abbiamo finito. Interessa però sapere cosa è accaduto, se siamo stati in grado di rispettare i piani o se sono accaduti molti ritardi. Anche se i ritardi li abbiamo recuperati, resta il fatto che sono accaduti e nelle future commesse meccaniche potremmo non riuscire a recuperarli. Se chiediamo al project manager perché abbiamo avuto certi ritardi, egli riferirà di fatti che sono accaduti. Ecco quindi che, mentre nel report leggiamo dei ritardi, in realtà si è trattato di un accadimento. Allora la domanda non sarà perché c’è stato quel ritardo, ma perché è accaduto quel fatto. Risalire alle cause ci permetterà di non farlo accadere nel futuro.
La terza risposta: cosa accade dopo la fine del progetto
Ogni commessa meccanica ha una data finale. Questo è necessario per poter tirare le conclusioni economiche. Ma l’onda lunga economica va ben oltre il momento a cui fa riferimento un report, in quanto traguardo temporale della commessa meccanica. Il report deve fare una previsione se ci sono altri costi che arriveranno. La previsione su cosa succederà dopo la chiusura è una risposta da richiedere al report. Non si tratta di prevedere il futuro, ma di definire uno scenario probabile per capire il reale risultato di commessa meccanica: pensiamo alle esigenze di assistenza del cliente, alle garanzie prestate e quanto potranno incidere sulla redditività in futuro e molto altro.
La quarta risposta: rischi previsti e rischi avverati
Il processo della commessa meccanica è qualcosa di fluido: si fanno piani, poi si modificano in base agli accadimenti e alle conseguenti necessarie variazioni. L’analisi dei rischi deve essere alimentata in continuo: essa fa in modo che un evento non risucceda, ovvero che siamo pronti a gestirlo. Molto spesso è sottovalutata, salvo poi quando l’evento accade, si accusa la sfortuna o l’imponderabilità per non aver potuto prevederlo. Un report che riporti queste informazioni permetterà un continuo miglioramento, nei progetti successivi, di quest’analisi.
La quinta risposta: cosa abbiamo imparato
Codificare in un report la valutazione di come una commessa meccanica ci ha arricchito a livello di esperienza aziendale è un passaggio culturalmente molto forte. Alla consegna, che in genere sancisce la conclusione, il pensiero prevalente è rivolto ai prossimi impegni, tralasciando tutto quello che si è imparato, sbagliato, fatto o non fatto nel progetto appena concluso. Quello che abbiamo imparato non sono solo nuove pratiche, fornitori non idonei, nuove competenze. Ci sono anche le cose che abbiamo fatto e che potremo riutilizzare nelle commesse meccaniche successive. Le competenze e le informazioni acquisite dovranno essere condivise e fatte girare, mentre ciò che potremo riutilizzare deve essere archiviato, in modo da poter essere richiamato in futuro. Inserire tutto questo in un report obbliga a farlo, a fissare il concetto che, magari in una commessa meccanica non si è guadagnato tantissimo, ma si sono imparate un certo numero di cose che potranno farci guadagnare in competitività nel futuro.
Conclusioni
Nella creazione di un report bisogna mettersi sempre dalla parte di chi lo legge. Talvolta basta poco, un colore, una colonna, una legenda in più per spiegare tante cose. La chiarezza non sarà data dal grande numero di cose che scriviamo, anzi quello è spesso il percorso della non chiarezza. Per rappresentare il senso di un report possiamo associarlo a due oggetti, a cui, contemporaneamente, deve assomigliare. Il primo è un giornale ben fatto, dove si acquisisce immediatamente il polso degli avvenimenti secondo una sequenza di importanza. Il secondo è un libro, dove, scegliendo un argomento, posso approfondirlo e rifletterci sopra. Come un giornale, il report mi dice subito cosa sta accadendo. Ma per avere certe informazioni, può essere necessario approfondire determinati aspetti che il report mi ha segnalato.
