Il problema

Una commessa per la produzione di un macchinario deve raggiungere contemporaneamente tre obiettivi: un prodotto eccellente, nei tempi previsti, rispettando un budget di costo. Talvolta, però, accade che per un tecnico progettista il primo obiettivo, la qualità del prodotto, acquisisca un’importanza che sovrasta il terzo, cioè il costo.

 Il momento progettuale

Il progettista ha grande responsabilità nella gestione dei costi perché si trova all’inizio dell’iter della commessa: in questa fase si decide se una cosa la facciamo in un modo o in un altro. Questa decisione è molto sfuggente, perché il progettista si chiederà solo se tecnicamente essa è giusta o meno. Spesso non si pone il problema se una sua decisione di tipo tecnico potrà originare un costo aggiuntivo.

Il momento progettuale è quindi quello più importante, perché con le sue decisioni il progettista va a incidere su un orizzonte molto ampio. Per questo deve essere inserito nella catena del valore aziendale e a lui devono arrivare le giuste informazioni.

Alcune casistiche

Vediamo adesso alcune situazioni che descrivono le varie modalità in cui il problema può manifestarsi.

 1) L’impostazione mentale

La mente del progettista è tesa al raggiungimento dell’eccellenza produttiva. Un progettista appassionato del proprio lavoro tenderà a creare un macchinario che metta in luce le proprie capacità, conoscenze ed abilità. Anche l’azienda è orgogliosa del proprio know-how e chiede al progettista di sviluppare prodotti che riflettano questa competenza tecnologica. Tuttavia, questa impostazione mentale può portare a creare macchinari troppo avanzati e costosi, non sempre necessari per i clienti, i quali potrebbero accontentarsi di soluzioni più semplici e funzionali.

2) Responsabilità legale o aziendale

In altri casi, i progettisti sono pressati dalla responsabilità. Vi può essere una responsabilità legale, come spesso avviene nel mondo dell’ingegneria meccanica, o una responsabilità aziendale, dove un cliente può non collaudare un macchinario come scusa per ottenere uno sconto supplementare. In questi casi, il progettista si tutela abbondando in tutto, con conseguenti aumenti di costo.

 3) Modifiche per il cliente anche di lieve entità

Al progettista arrivano molti input, spesso perentori. Ad esempio, “fai contento il cliente”. Così vengono effettuate modifiche costose senza opposizione o richiesta di variante e prezzo, oppure si crede che la modifica chiesta dal cliente non faccia alcuna differenza. In tutti questi casi, vengono modificati aspetti che poi creano aumenti di costo, senza alcuna reale contropartita.

 4) Uscita dallo standard

Talvolta si dimentica il costo che si crea uscendo dallo standard produttivo dell’azienda. Si accetta quindi una piccolissima modifica al progetto, che però obbliga ad alterare l’intero cronoprogramma. Oppure le modifiche potrebbero implicare una variazione della documentazione tecnica, obbligando alla ripresentazione di domande e rielaborazione di richieste di autorizzazione.

 5) Nuovi fornitori

Anche il tipo di materiali e componenti utilizzati nel progetto possono provocare un aumento dei costi. Se si introducono componenti reperibili solo da un fornitore nuovo per l’azienda, questo può provocare una complessità che avrà un costo. Se quel componente era necessario, va fatto, ma se era solo “meglio”, bisognava valutare l’alternativa tra vantaggi e svantaggi.

Le soluzioni: la necessità dei flussi informativi

La domanda da farsi è: ma ai progettisti queste informazioni sono state trasmesse? Se i progettisti non dialogano con gli altri attori del progetto, i problemi continueranno a presentarsi a tempo indefinito. Ma farli dialogare non è così automatico, perché parlano lingue diverse. I progettisti parlano il “linguaggio degli ingegneri”, dove l’importante è che il macchinario sia tecnicamente perfetto ed esteticamente soddisfi il cliente. Gli altri parlano tante altre lingue, quelle dei commerciali, degli amministrativi, dei logistici, dei produttivi. Non ci sono alternative al fatto che queste istanze debbano essere condivise e conciliate.

Il modo in cui queste informazioni possono transitare varia da azienda ad azienda. In primo luogo, è necessaria una formazione incrociata, affinché ognuno possa conoscere e comprendere le problematiche dell’altro. Poi, riunioni costanti finalizzate allo scambio di informazioni e inserimento nei gruppi di progetto dei soggetti posti lungo la catena del valore.

Ugualmente importante è dare ai progettisti un riscontro economico di quello che hanno fatto, e questa attività è compito del controllo di gestione, altro attore fondamentale.