Il problema
Il metodo spesso usato nelle PMI meccaniche per la gestione delle spese generali è quello di imputare una percentuale fissa di spese generali a ogni commessa. Si definiscono le voci di costo che non entrano nel conteggio della commessa in modo diretto. Si quantifica poi, nel bilancio dell’azienda, l’incidenza globale di questi costi rispetto a quelli imputati. Se questa incidenza, ad esempio, è pari al 40%, significa che a ogni commessa dovrà essere imputato il 40% di costi generali. Tuttavia, ciò che è vero per l’intera azienda meccanica può non esserlo per la singola commessa.
La complessità di oggi ha incrementato il problema
Negli ultimi anni, la complessità aziendale è aumentata notevolmente. Un numero crescente di commesse, clienti, fornitori, articoli di magazzino e la burocrazia presente in ogni aspetto della gestione contribuiscono a questa complessità. La complessità origina elevate spese generali, mentre i margini sono sempre più limitati. Imputare correttamente le spese generali può quindi fare la differenza.
La prima azione da fare è quella di aumentare, ove possibile, i costi diretti che è possibile inserire nella commessa meccanica. Questa operazione deve rispettare due condizioni: la realtà, perché quello che facciamo deve essere vero, e l’economicità, perché rilevare tutto potrebbe essere costoso.
La complessità di una commessa meccanica
Una commessa meccanica con maggiore complessità è quella che origina più attività delle persone, le quali consumano più tempo e nel frattempo le spese generali decorrono. Quindi, più complessità significa più costi fissi. Pensiamo a una commessa meccanica che origina un’attività amministrativa per elaborare un S.A.L. (Stato Avanzamento Lavori): più numerosi e complessi sono i S.A.L. da elaborare e più quella commessa meccanica genera attività e quindi costi generali.
Ma questo costo andrà anche confrontato con il valore della commessa meccanica: tanto più elevato è il costo diretto della commessa e tanto più piccola sarà l’incidenza di questa operazione. Un costo di elaborazione del S.A.L. pari a 100 inciderà per il 10% su una commessa meccanica di 1.000 e per l’1% su una commessa meccanica di 10.000: questa circostanza è l’esatto opposto di quello che accade assegnando un valore percentuale fisso alle commesse.
Dove la commessa meccanica attrae spese generali
Elenchiamo alcune casistiche di commesse complesse a cui imputare un maggior valore di spese generali.
– Preventivi e gare
Una commessa meccanica complessa è quella dove il preventivo è stato complicato da molte contrattazioni, incertezze del cliente e necessità di riproporre il preventivo stesso con modifiche. Se poi vi è stata una gara, tutto il processo di studio della normativa, l’elaborazione del capitolato e la burocrazia conseguente rappresentano complessità. E di nuovo il problema è anche confrontare questi costi con il valore della commessa meccanica.
– Produzione
Un caso di complessità è il mondo del fuori standard: commesse con lavorazioni non consuete, prodotti non in listino o raramente effettuati, prodotti standard su cui il cliente richiede delle variazioni, anche piccole, ma sufficienti a portarlo fuori dai consueti processi aziendali. Un altro grande flusso di complessità è rappresentato dal lotto di produzione originato dalla commessa meccanica. Un lotto presuppone un ciclo di lavorazione, un riassemblaggio dei macchinari, il prelievo e trasporto dei materiali, spesso lo studio di appositi disegni.
In entrambi i casi, fuori standard e lotti, questa complessità ha un costo che non è strettamente dipendente dal valore finale della commessa meccanica. Se gestire un lotto o un fuori standard costa, più piccolo è il valore della commessa meccanica e più grande è l’incidenza percentuale della complessità.
– Logistica
Per la logistica in entrata, la complessità è rappresentata dallo scarico, dal caricamento in magazzino, sia informatico che fisico. Per la logistica in uscita, la complessità è rappresentata dal prelievo, dall’inserimento nella packing list, dall’imballo e dal carico. Si pensi alla differenza di impegno tra inviare un pallet con lo stesso prodotto oppure lo stesso pallet composto di tanti differenti prodotti in piccole quantità. Anche in questo caso avremo più complessità quanto più sarà alto il numero di queste casistiche e quanto più sarà basso il valore della commessa meccanica.
– Amministrazione
Pensiamo a come in amministrazione si impiega il tempo: da pratiche doganali per alcune esportazioni, al sollecito di pagamenti, al tempo passato con clienti che contestano i conteggi dei S.A.L. o richieste di riscossione. Ma anche la stessa normalità genera complessità: fare una fattura o emettere una riba. Come sempre, la complessità significa quante volte facciamo un’operazione e per una commessa meccanica di quale valore.
Come misurare la complessità
Applicare una percentuale fissa al volume di costi diretti significa addossare volumi alti di spese generali alle commesse che hanno un valore elevato, mentre invece, come dimostrato in precedenza, è vero l’esatto contrario. Molte aziende, per esempio, utilizzano la percentuale fissa, che deriva dal dato medio di bilancio, e poi la aumentano o diminuiscono in base a parametri desunti dai concetti di complessità che abbiamo esaminato. Altre invece riescono a quantificare le varie voci delle spese generali e le assegnano in misura fissa alle commesse: un valore per ogni S.A.L., per ogni collo caricato, ecc.
Sicuramente la prima cosa da fare è analizzare tutte le voci di costo che attualmente sono imputate in modo indiretto alla commessa meccanica e valutare se è possibile imputarle in modo diretto, rispettando i principi di realtà e di economicità visti in precedenza.
